Les présentes conditions générales d'utilisation sont conclues d'une part par la société Genius Entreprises SARL, immatriculée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, dont le siège social est situé à Cotonou, gérant l'Application Presence, et d'autre part, par toute entreprise (ci-après « l'entreprise ») et toute personne physique (ci-après « l'utilisateur ») qui utilise Presence pour le suivi de présence.

Les présentes conditions visent à définir les relations contractuelles entre Genius Entreprises SARL, l'entreprise et ses utilisateurs, ainsi que les conditions applicables à l'utilisation de l'application Presence : saisie et validation des présences, clôture mensuelle, pointage, dépenses entreprise, plannings et avis, dans les modules activés par l'entreprise.

L'utilisation de Presence implique l'acceptation sans réserve, par l'entreprise et par l'utilisateur, des présentes conditions, dont ils reconnaissent avoir pris connaissance préalablement.

La société Genius Entreprises SARL conserve la possibilité de modifier à tout moment ces conditions, afin de respecter toute nouvelle réglementation ou dans le but d'améliorer l'utilisation de son service. De ce fait, les conditions applicables seront celles en vigueur à la date d'utilisation.

L'inscription d'une entreprise est faite par son représentant, qui devient administrateur de l'entreprise. Elle est soumise à la validation de Genius Entreprises SARL avant l'ouverture du service.

L'administrateur crée les comptes des employés, un par un ou par import de liste. Chaque employé reçoit une invitation par e-mail pour activer son compte et choisir son mot de passe. Un employé peut ensuite se connecter avec son mot de passe ou avec un code à usage unique envoyé sur son téléphone par WhatsApp et par e-mail.

Les identifiants sont personnels et ne doivent pas être partagés. Un compte est protégé par une limitation des tentatives et peut être verrouillé après des échecs répétés ; une seule session est active par utilisateur. Toute activité réalisée avec un compte est réputée faite par son titulaire.

L'utilisateur s'engage à saisir des informations exactes et à ne déclarer que le temps réellement travaillé. Une journée passe de l'état brouillon à l'état soumis, puis approuvé par l'approbateur désigné ; une journée approuvée ne peut plus être modifiée, sauf annulation de l'approbation par l'approbateur. Un mois clôturé ou verrouillé par l'entreprise n'accepte plus de saisie.

Le serveur fait foi : lorsque des saisies faites sans réseau sont envoyées après coup, elles sont refusées si elles ne respectent plus les règles de validation, et l'utilisateur en est informé avec le motif. Pour un pointage fait sans réseau, l'heure de l'appareil est conservée telle quelle, avec l'heure de réception par le serveur ; l'entreprise reste responsable du contrôle de ces heures.

Il est interdit de tenter d'accéder aux données d'une autre entreprise ou d'un autre utilisateur, de contourner les mesures de sécurité, de perturber le service ou d'y envoyer des fichiers autres que des justificatifs (PDF, JPEG, PNG ou WebP, 10 Mo au plus).

L'entreprise décide des modules activés, des approbateurs, des lieux de travail, des horaires préétablis, des avis et de la clôture des mois. Elle est responsable de l'usage des données de présence de ses employés, de leur information sur ce traitement et du respect de la législation du travail qui lui est applicable.

L'administrateur de l'entreprise veille à retirer sans délai l'accès des employés qui quittent l'entreprise ou qui perdent leur rôle d'approbateur, et peut fermer les appareils connectés d'un employé en cas de perte de téléphone.

Presence peut envoyer des e-mails et des messages WhatsApp (invitations, codes de connexion, décisions, rappels aux approbateurs). Ces envois sont réalisés au mieux : un message non délivré n'annule jamais une soumission, une approbation ou une clôture déjà enregistrée. L'activation des notifications exige un canal de contact valide.

La société Genius Entreprises SARL n'est tenue que par une obligation de moyens. Sa responsabilité ne pourra être engagée pour un dommage résultant de l'utilisation du réseau Internet ou du réseau mobile, tel que perte de données, intrusion, virus, rupture du service, ou autres problèmes involontaires.

L'application hors ligne permet de continuer à saisir sans réseau, mais les décisions d'approbation, l'administration de l'entreprise et la connexion nécessitent une connexion. Les saisies non envoyées restent sur l'appareil jusqu'au rétablissement du réseau ; elles sont verrouillées après trente jours sans synchronisation, sans être supprimées.

Les exports (CSV, PDF) reflètent l'état des données au moment de leur génération.

Tous les éléments de la plate-forme ou de l'Application Presence sont et restent la propriété intellectuelle et exclusive de la société Genius Entreprises SARL. Personne n'est autorisé à reproduire, exploiter, ou utiliser à quelque titre que ce soit, même partiellement, des éléments de l'application qu'ils soient sous forme de logiciel, logo, visuel ou texte. Les données saisies par l'entreprise et ses employés restent leur propriété.

La société Genius Entreprises SARL s'engage à préserver la confidentialité des informations fournies par l'entreprise et l'utilisateur. Toute information les concernant est soumise aux dispositions de la Loi n° 2017-20 du 20 Avril 2018 portant Code du Numérique en République du Bénin. A ce titre, l'utilisateur dispose d'un droit d'accès, de modification et de suppression des informations le concernant. Il peut en faire la demande à tout moment par courrier électronique à l'adresse suivante : [email protected].

Le détail des données traitées, des destinataires et des durées de conservation figure dans la Politique de Confidentialité.

Genius Entreprises SARL peut suspendre une entreprise ou un compte en cas de non-respect des présentes conditions, d'usage abusif ou de risque pour la sécurité du service. La suspension d'une entreprise met fin aux sessions et aux appareils de tous ses utilisateurs.

Les présentes conditions sont soumises à la loi Béninoise. Pour tous litiges ou contentieux, le Tribunal compétent sera celui civil ou du commerce.

Pour toute question, vous pouvez contacter la société Genius Entreprises SARL par email à l'adresse [email protected], ou par téléphone au +229 51 03 96 24.