Presence est l'application de suivi de présence des entreprises et de leurs employés. Elle est éditée par la Société Genius Entreprises SARL, immatriculée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, dont le siège est situé à Cotonou.

Pour les données de présence de ses employés (heures, pauses, dépenses, plannings), l'entreprise qui utilise Presence décide de l'usage qui en est fait ; Genius Entreprises SARL les héberge et les traite pour son compte. Pour les données de compte et de sécurité (identifiants, connexions, appareils), Genius Entreprises SARL est responsable du traitement.

La présente politique de confidentialité est fondée sur l’article 415 figurant au livre cinquième de la Loi n° 2017-20 du 20 Avril 2018 portant Code du Numérique en République du Bénin, relatif à la Protection des Données à caractère personnel. Le traitement est poursuivi conformément aux règles régissant la manipulation des données telles que définies par l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP).

Veuillez lire attentivement cette Politique de confidentialité. En utilisant l'application Presence, vous reconnaissez avoir pris connaissance des pratiques qui y sont décrites.

Nous collectons uniquement les données personnelles nécessaires au suivi de présence, que vous ou votre entreprise nous fournissez lors de l'inscription, de l'activation de votre compte ou de votre utilisation quotidienne. Il s'agit notamment de :

• Identité

  Nom, identifiant utilisateur et code de l'entreprise.

• Coordonnées

  Numéro de téléphone (format béninois) et adresse e-mail.

• Accès au compte

  Mot de passe (conservé uniquement sous forme chiffrée irréversible) et codes de connexion à usage unique.

• Données de présence

  Heures de début et de fin, pauses, remarques, heures de pointage, lieu de travail, état de validation, commentaires de rejet et clôtures mensuelles.

• Dépenses et justificatifs

  Lignes de dépenses entreprise, montants et photos ou PDF de justificatifs, lorsque ce module est activé par votre entreprise.

• Plannings

  Horaires proposés et validés, lorsque ce module est activé.

• Données de connexion

  Adresse IP, date et heure, résultat de la connexion, nom et identifiant de l'appareil de l'application hors ligne.

• Historique des actions

  Journal des actions importantes (soumission, approbation, annulation, clôture) avec leur auteur et leur date.

Genius Entreprises SARL ne collecte des informations que pour le besoin exclusif des services proposés. Les informations recueillies font l'objet des opérations techniques suivantes : collecte, copie, consultation, conservation, enregistrement, extraction, modification, effacement, destruction.

Presence demande le minimum d'accès aux fonctions de votre appareil :

• Appareil photo ou galerie

  Uniquement lorsque vous ajoutez un justificatif de dépense. Aucune photo n'est prise ni conservée sans votre action.

• Stockage local (application hors ligne)

  Conserver, sur votre appareil, les journées et opérations en attente d'envoi lorsque le réseau est absent. Ces données sont chiffrées et effacées à la déconnexion.

• Cookies de session

  Un cookie strictement nécessaire vous maintient connecté. Il n'est utilisé ni pour la publicité ni pour le suivi.

Presence n'utilise ni votre localisation, ni votre microphone, ni vos contacts.

Sans le traitement de ces données, l'exécution du service n'est pas possible et vous reconnaissez que ces traitements font partie intégrante du service. Ces finalités incluent :

• Enregistrer vos présences et les soumettre à votre approbateur pour validation.
• Permettre l'approbation, le rejet commenté, l'annulation et la clôture mensuelle des journées.
• Vous informer par e-mail ou WhatsApp des décisions qui vous concernent et prévenir votre approbateur d'une soumission, si les notifications sont activées.
• Vous envoyer un code de connexion à usage unique lorsque vous vous connectez avec votre numéro de téléphone.
• Sécuriser les comptes : limitation des tentatives, verrouillage, expiration des sessions et journal d'audit.
• Synchroniser vos saisies faites sans réseau avec le serveur, une fois la connexion rétablie.
• Produire les exports (CSV, PDF) auxquels votre rôle vous donne droit.

Genius Entreprises ne vendra, ne louera, ni ne distribuera vos données personnelles à des tiers sans votre consentement préalable. Les destinataires internes et partenaires incluent :

• Votre entreprise

  Les administrateurs de votre entreprise et l'approbateur qui vous est attribué voient vos données de présence, dans le périmètre de leur rôle. Aucune autre entreprise n'y a accès.

• Ressources internes

  Notre service informatique (administrateur, webmaster), pour l'exploitation, l'assistance et la sécurité du service.

• Prestataires techniques

  Notre serveur de messagerie (e-mails), la passerelle WhatsApp (messages et codes de connexion) et notre service de stockage de fichiers (justificatifs). Ils ne reçoivent que ce qui est nécessaire à l'envoi ou à la conservation.

Nous ne conservons pas le contenu des messages envoyés : seul le résultat de l'envoi (réussi ou échoué) est enregistré.

Vos données personnelles sont traitées et conservées par nos soins uniquement pour le temps correspondant à la finalité de la collecte, c'est-à-dire tant que le compte de votre entreprise est actif. Cette durée de conservation ne saurait excéder vingt-quatre (24) mois après la fin de l'utilisation du service. Après cette durée, vos données sont supprimées.

Certaines données techniques sont conservées moins longtemps : le journal des opérations de synchronisation est supprimé après 180 jours, et les fichiers en cours d'envoi non utilisés après 3 jours.

Les données sont hébergées et stockées de manière sécurisée, sous accès protégé, avec des sauvegardes régulières. Les échanges avec l'application sont chiffrés.

Conformément à la Loi n° 2017-20, vous disposez sur vos données personnelles des droits suivants. Nous garantissons une réponse à vos demandes dans un délai d'un (01) mois.

• Droit d'accès et modification (Art. 437)

  Consulter les données personnelles que nous détenons et les modifier.

• Droit d'interrogation (Art. 439)

  Savoir si des traitements automatisés portent sur vos informations.

• Droit d'opposition (Art. 440)

  Vous opposer à la communication de vos données à des tiers à des fins de prospection.

• Droit de suppression (Art. 441)

  Exiger la suppression des données inexactes, incomplètes ou périmées.

• Droit à l'oubli (Art. 443)

  Demander l'effacement de tout lien vers vos données personnelles.

• Droit à réparation (Art. 451)

  Obtenir réparation en cas de violation des dispositions du Livre cinquième du Code.

Vous pouvez aussi, depuis la page Paramètres de l'application, modifier votre mot de passe, vos coordonnées et vos préférences de notification, et fermer les appareils connectés à votre compte.